Mais um artigo antigo. Este já era antigo quando foi publicado, em 2017, mas ainda pode ser interessante e útil. uma técnica de organização pessoal.
Chamamos de quantum uma unidade de tempo de cerca de 1 hora (com margem de 15 minutos para mais ou para menos). Para utilizar esta forma de organização, você precisará de um cronômetro (pode ser de relógio, um cronômetro de cozinha ou um software), além de duas listas de tarefas que precisará manter (mantenha da forma que for mais eficiente para você).
A primeira delas é a lista Hard, que tem as tarefas que realmente tem deadline e precisam ser concluídas em pouco tempo. As tarefas desta lista devem ser pontuais (cada tarefa por ser executada apenas uma vez. Ao ser executada, será removida da lista) e devem estar dispostas em ordem de prioridade: a mais urgente primeiro.
A segunda lista é a Soft, com tarefas importantes mas não urgentes, que tem flexibilidade no prazo de execução. Estas podem ser tarefas recorrentes (por exemplo “publicar artigo no blog”) ou não, e não precisam estar em ordem de prioridade. Recomendo que esta lista tenha no máximo 12 itens.
Comece o dia com 15 minutos dedicados a leitura de e-mail e notícias (ou entretenimento). Se não der para ver tudo, não se preocupe, ao fim de cada tarefa você terá mais 15 minutos.
A primeira tarefa do seu dia deverá ser uma tarefa da lista Hard. Pegue a primeira tarefa da lista, marque o cronômetro para trinta minutos e a execute. Ao término dos 30 minutos, você poderá estender o tempo para no máximo 30 minutos (e só uma vez). Após o tempo gasto na tarefa, pare. Se a tarefa foi concluída, risque da lista. Se não foi, verifique sua prioridade. Caso tenha adiantado bastante seu desenvolvimento e seja possível fazer isso, troque-a de lugar com outra da lista Hard (provavelmente você trocará de lugar com a segunda ou com a terceira).
Agora você pode empregar 15 minutos em contato com o mundo: ler notícias, ler e-mails, ver algum vídeo… De preferência, algo que seja prazeroso e que não explore as capacidades que já são exploradas pelas tarefas. Por exemplo, se você está trabalhando sempre escrevendo, gaste os 15 minutos em algo que não exija escrita de nada.
Para a próxima tarefa, verifique se há urgência na Hard List. Como você já concluiu (espera-se) alguma tarefa dessa lista, pode ser que haja margem para alguma tarefa da Soft List. Se você dispõe de muitos quantuns por dia para gastar nas tarefas, pode pensar em trabalhar de modo alternado: um quantum hard, um quantum soft, um quantum hard, um quantum soft… Se o próximo quantum será hard, repita o procedimento acima, como se fosse iniciar a primeira tarefa do dia.
Para o Quantum Soft, sorteie uma das tarefas da Soft List. Se você tem 12 tarefas, pode utilizar um dado de 12 lados (o mesmo para 4, 6, 8, 10, 20 ou 100 tarefas, para as quais existem dados). Para 13, você pode utilizar um baralho comum. É interessante que o último número do seu sorteio não seja uma tarefa, mas uma opção tipo “Hard List”, de modo que a Hard List tenha sempre uma chance de ser atendida novamente. Se não quiser usar dados, você pode usar softwares como o rolldice (GNU/Linux) ou um site como o Random.org.
Com a tarefa sorteada, empregue 30 minutos em seu desenvolvimento. Da mesma forma que acontece com a Hard List, após esses 30 minutos você pode prolongar seu tempo (apenas uma vez) para mais 30 minutos. Se a tarefa for concluída e ela não era uma tarefa recorrente, então risque-a da Soft List. Se ela foi deixada pela metade, reavalie seu grau de importância. Pode ser interessante promovê-la à Hard List.
Por fim, mais 15 minutos a serem dedicados a outro tipo de atividade (informação ou diversão).
Reserve 15 minutos ao final do dia ou período para atividades de fechamento: registro do que foi feito em um diário de bordo, revisão das tarefas para o dia/período seguinte, etc.
Tarefas – especialmente da lista Soft – podem agrupar subtarefas. Se o número de subtarefas crescer muito, coloque-o em uma nova lista.
Para organizar as listas, você pode utilizar um arquivo de texto da sua ferramenta de escritório favorita; um caderno; arquivos de texto plano em uma pasta própria; ou um sistema de wiki pessoal. O bom deste último é que torna fácil o uso de listas adicionais, de modo a tornar as tarefas da lista Soft em meta-tarefas ou agrupamentos de tarefas.
